Организация хранения документов в открытом акционерном обществе «Амкодор-Белвар»

Таким образом, для создания электронного архива ОАО «Амкодор-Белвар» необходимо выполнить ряд задач:
1. Подготовка;
Архивные документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования, идентифицируются согласно принятой в организации структуре документооборота, включает в себя:
получение, регистрацию и сортировку документов;
удаление скрепок и др.;
преобразование электронных документов в общепринятые форматы (для электронных подлинников законодательно утвержден единый формат – .XML, для отсканированных копий – .JPG, .TIFF, .PDF,.PNG);
разработку специальных маршрутов документа (связей организации внутри страны с государством, иными предприятиями, налоговой службой и пр., а также международные контакты);
проверку качества подготовки документов.
2. Сканирование;
Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. На данный момент ОАО «Амкодор-Белвар» располагает необходимой техникой для оцифровки архивных документов.
3. Преобразование;
Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения, производственным стандартам, государственным стандартам Республики Беларусь (Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации (утверждена Постановлением Министерства юстиции от 30.06.2010 № 36) [24]. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.
4. Атрибутирование/индексирование;
Каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск.
5. Изготовление документации и проверка качества;
Полученные электронные архивные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения. Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.
Значительную часть всех этих работ можно поручить как работнику архива, так и специальному кадру – аутсорсеру [39, с.14].
Таким образом, основными направлениями совершенствования хранения документации в ОАО «Амкодор-Белвар» являются:
1. Ревизия документов в связи с введением изменений в законодательстве в сфере архивного делопроизводства. В связи введенными изменениями будет изменена структура номенклатуры дел предприятия.
2. Перевод документации предприятия на электронный формат посредством внедрения СЭД.
Кроме уменьшения финансовых расходов, экономии времени, увеличении скорости обращения документов в организации, данное мероприятие аргументируется весьма актуальным вопросом экологичности ведения электронной документации.
3. Создание на базе существующего архива электронного архива, для успешной работы которого необходимо создать не только архивную базу, которая будет осуществлять прием и хранение документации, но и полный программный комплекс, адаптированный для этих целей.
Наиболее рациональным решением проблем совершенствования архивного хранения документов в ОАО «Амкодор-Белвар» является внедрение программного комплекса ООО «СофтМикс» СЭД SMBusiness. Покупка расширенной лицензии СЭД SMBusiness избавит от необходимости приобретения отдельного ПО для создания электронного архива, а также устранит проблему синхронизации с документооборотом предприятия, т.к. представляет собой систему 3 в 1.
Основные затраты на проведение информатизации для ОАО «Амкодор-Белвар» состоят в модернизации технического оборудования для приема, учета и хранения электронных документов.

1. Аб ахове гiсторыка-культурнай спадчыны Рэспублiкi Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 9 января 2006 г. N 98-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2006. – N 2/1195.
2. Архивоведение Беларуси: Учеб. пособие для ист. фак.: Ч. 1: Теория и методика архивного дела / Сост.: М. Ф. Шумейко, К. И. Козак, В. Д. Селеменев. – Минск: РИВШ; БГУ, 1997 – 101 с.
3. Гончар, О.С. Основные этапы становления и развития Пинского Зонального государственного архива / О.С. Гончар // Государства Центральной и Восточной Европы в исторической перспективе: сборник научных статей по материалам международной научной конференции, Пинск 21 – 22 октября 2016 г. / Полесский государственный университет; под ред. Р.Б. Гагуа. – Пинск, 2016. – С. 399-406.
4. Горбач, А. Д. Сроки хранения документов: есть изменения / Горбач, А. Д. [Электронный ресурс]// Юридический портал STATUT.BY. – Режим доступа: http://statut.by/sakratar/delu-vremya/1740-22-03-2018. – Дата доступа: 29.10.2018.
5. Груша, А. И. «Хранить вечно». Архивы Великого княжества Литовского конца XIV – первой трети XVI в. / А. И. Груша // Исторический вестник. – 2014. – Т. 6. – С. 6-53.
6. Дилеры и сервисные центры [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/dealer_service/ – Дата доступа: 05.10.2018.
7. Должностная инструкция инспектору канцелярии ОАО «Амкодор-Белвар», 14 янв 2018 г. № 34-6-19/564 // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2018.
8. Жулин, А.Б. Совершенствование практики архивного хранения документов в организациях государственного сектора: проблемы и пути их решения //А.Б. Жулин, А. В. Кнутов, А. В. Чаплинский // НИУ ВШЭ. – 2013. – 19 с.
9. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» - Сайт «Левоневский Валерий Станиславович», [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://pravo.levonevsky.org/bazaby/zakon/text85/page3. – Дата доступа: 21.04.2019.
10. Им года – не беда. Родоначальнику белорусского приборостроения ОАО «Амкодор-Белвар» исполнилось 110 лет [Электронный ресурс]: МЛЫН.BY. – Минск: МЛЫН.BY.Новости, 2017. – Режим доступа: http://www.mlyn.by/2017/12/im-goda-ne-beda-rodonachalniku-belorusskogo-priborostroeniya-oao-amkodor-belvar-ispolnilos-110-let/ – Дата доступа: 03.10.2018.
11. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: Утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Респ. Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2004. – № 58. – 8/10795.
12. История архивного дела в Беларуси [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://archives.gov.by/index.php?id=661347. – Дата доступа: 10.09.2018.
13. История предприятия [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/history/ – Дата доступа: 05.10.2018.
14. История санатория [Электронный ресурс]: Официальный сайт санатория «Пралеска» – Режим доступа: http://praleska-minsk.by/o-sanatorii/istoriya-sanatoriya.html – Дата доступа: 10.10.2018.
15. К 75-летию со дня вступления в строй Минского радиозавода [Электронный ресурс]: Государственный архив Минской области. – Режим доступа: http://www.gamn.by/vystavka/6 – Дата доступа: 05.10.2018.
16. Корпоративная печать: гораздо больше проблем, чем кажется [Электронный ресурс]. –Режим доступа: https://habr.com/company/business_factory/blog/396345/ – Дата доступа: 20.11.2018.
17. Крывашэй, Д.А. Архівы Рэспублікі Беларусь у перыяд трансфармацыі (1991 – 2008 гг.) / Д.А. Крывашэй // Веснік Палескага дзяржаўнага універсітэта. Серыя грамадскіх і гуманітарных навук. – 2009. – Вып.1. – С. 42-47.
18. Кудрякова, Г.А. Архив с нуля / Г.А. Кудрякова. – Минск: Регистр, 2008. – 272с.
19. Кузнецова, О. Электронный документооборот: вчера – мечта, сегодня – реальность, завтра – необходимость: [IT-технологии] // Экономическая газета. – 2017. – 11 июля. – С. 4-5.
20. Нормативная база архивного дела и делопроизводства в Республике. – Информационный портал «Архивы Беларуси», [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://archives.gov.by/index.php?id=8 - Дата доступа: 08.04.2019.
21. Носевич, В. Цифровая подпись в современном делопроизводстве / В. Носевич // Архивы и делопроизводство. – 2021. – № 1. – С. 55-59.
22. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ.Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «//Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 2011 г. – № 136 – 2/186.
23. Об охране историко-культурного наследия: Закон Респ. Беларусь от 13 ноября 1992 г. // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэсп. Беларусь. – 1992. – № 30. – Ст.505.
24. Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. №36 (Текст правового акта с изменениями и дополнениями на 1 января 2014 года) [Электронный ресурс]: постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 №120 // База нормативных правовых актов. – Режим доступа: http://pravo.newsby.org/belarus/postanov2/pst289.htm. – Дата доступа: 30.10.2018.
25. Об электронном документе: Закон Респ. Беларусь от 10 января 2000 г. // Архивы и делопроизводство. – 2000. – № 2. – С.122 – 132.
26. О Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947 // Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Респ. Беларусь. – 1998. – № 35. – Ст.928.
27. О компании [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/ – Дата доступа: 05.10.2018.
28. О компании [Электронный ресурс]: УП «Завод СВТ» – Режим доступа: http://www.zsvt.by/index.php/about-company – Дата доступа: 06.10.2018.
29. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь от 6 октября 1994 г. (в редакциях Закона Респ. Беларусь от 6 января 1999 г., от 7 мая 2007 г.) // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэсп. Беларусь. – 1994. – № 29. – Ст. 507; Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 1999. – № 4. – 2/11; 2007. – №118. – 2/1309.
30. Опись № 3 постоянного срока хранения архива ОАО «Амкодор-Белвар» // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2016.
31. О предприятии [Электронный ресурс]: Унитарное Предприятие «Амкодор-Радиан» – Режим доступа: https://amkodor-radian.by/ – Дата доступа: 06.10.2018.
32. Оптимизация бизнес процессов SMBusiness. ОАО «Амкодор» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://smbusiness.by/klienty/ooo-amkodor – Дата доступа: 26.11.2018.
33. Оптимизация бизнес процессов SMBusiness. Описание системы [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://smbusiness.by/opisanie-sistemy – Дата доступа: 21.11.2018.
34. Органы архивного дела и делопроизводства и система государственных архивных учреждений. - Информационный портал «Архивы Беларуси», [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.archives.gov.by/index.php?id=6 – Дата доступа: 29.10.2018.
35. Основные возможности Outlook. – Информационный портал « Документооборот и делопроизводство», [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://workpaper.ru/officework/9/1– Дата доступа: 08.04.2019.
36. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь: Утв. Решением коллегии Гос. комитета по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 / Гос. комитет по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь, БелНИИДАД; Авт.-разраб.: С.В. Жумарь (рук.), Г. П. Краснокуцкая, П. А. Левчик, Н. А. Овчинникова, Е. А. Сеченова, С. И. Павлович. – Минск: БелНИИДАД, 1997. – 184 с.
37. Особенности работы с документами в электронном виде. - Юридический портал STATUT.BY, [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://statut.by/sakratar/delu-vremya/1149-09-02-2016 – Дата доступа: 08.04.2019.
38. От лесопилки к заводу. ОАО «Амкодор-Белвар» исполняется 110 лет [Электронный ресурс]: Информационный городской портал Агентство Минск-Новости. – Минск: Агентство МН, 2017. – Режим доступа: https://minsknews.by/ot-lesopilki-k-zavodu-oao-amkodor-belvar-ispolnyaetsya-110-let/ – Дата доступа: 03.10.2018.
39. Перевалов, Д. Электронные архивы: [о системах электронного документооборота] // ECM-Journal/ – 2007. – 19 декабря. – С. 11-14.
40. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 // Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь. 09.08.2012, № 8/26212.
41. Положение об архиве ОАО «Амкодор-Белвар», 20 нояб 2013 г. № 14-3-16/492 // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2013.
42. Положение о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий) // Архивы и делопроизводство. – 2002. – № 1. – С.32 – 33.
43. Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 05.05.2009 №130 «Об утверждении Инструкции об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь». – База нормативных правовых актов, [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://pravo.newsby.org/belarus/postanov8/pst049.htm – Дата доступа: 21.04.2019.
44. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по отбору и уничтожению документов, 13 нояб. 2011. № 336 // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2011.
45. Примерное Положение о районном (городском) архиве по личному составу (утв. Заместителем Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 01.06.1998) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 1999 – № 8/1168.
46. Производственное Унитарное Предприятие «Амкодор-Радиан» [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/businesses/radian/ – Дата доступа: 06.10.2018. Раздел «Услуги компании»- Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар», [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/uslugi/ – Дата доступа: 05.10.2018.
47. Раздел «Услуги компании»- Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар», [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/uslugi/ – Дата доступа: 05.10.2018.
48. Сводная номенклатура дел ОАО «Амкодор-Белвар», 23 дек 2018 г. // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2018.
49. Система межведомственного документооборота государственных органов: Раздел «Услуги» – Официальный сайт Национального центра электронных услуг, [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://nces.by/service/smdo/ – Дата доступа: 26.11.2018.
50. Системы электронного документооборота, интегрированные с СМДО [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://nces.by/service/smdo/spisok-razrab-vsed – Дата доступа: 26.11.2018.
51. Сроки хранения документов: есть изменения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://statut.by/sakratar/delu-vremya/1740-22-03-2018 – Дата доступа: 24.11.2018.
52. Сукач, А. Тем, кто пользуется электронной почтой / А. Сукач // Архивы и делопроизводство. – 2010. – № 3. – С. 66-69.
53. Сукач, А. Структура электронного письма / А. Сукач // Архивы и делопроизводство. – 2015. – № 1. – С. 70–76.
54. Статьи из Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, касающиеся архивного дела и делопроизводства [с комментарием] // Архивы и делопроизводство. – 2003. – №5. – С.34 – 38.
55. Структура предприятия [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/businesses/ – Дата доступа: 05.10.2018.
56. Типовое положение об архиве электронных документов [с комментарием] // Архивы и делопроизводство. – 2004. – №5. – С.20 – 24.
57. Учреждение «Государственный архив Минской области». История Архива [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.gamn.by/istoriya-arkhiva. – Дата доступа: 11.09.2018.
58. Фирменный магазин [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/magazin/ – Дата доступа: 06.10.2018.
59. Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://fk.archives.gov.by/fond/11956/ – Дата доступа: 03.10.2018.
60. Хранение документов в организации [Электронный ресурс] // Бизнес-инфо: аналитическая правовая система. – Режим доступа: http://bii.by/tx.dll?d=282066&v=1&f=%F5%F0%E0%ED%E5%ED%E8%E5+%E4%EE%EA%F3%EC%E5%ED%F2%EE%E2+%E2+%EE%F0%E3%E0%ED%E8%E7%E0%F6%E8%E8#f – Дата доступа: 29.10.2018.
61. Цымбал, Л. О порядке передачи дел с приказами по личному составу разных сроков хранения в архив организации / Л. Цымбал // Архивы и делопроизводство. – 2013. – № 2. – С. 70–72