Направления совершенствования работы по организации хранения документов в открытом акционерном обществе «Амкодор-Белвар»

В ходе исследования было найдено универсальное решение сразу всех этих проблем для архива ОАО «Амкодор-Белвар», состоящее из трех последовательных этапов:
1. Ревизия документов в связи с введением изменений в законодательстве в сфере архивного делопроизводства;
2. Перевод документации предприятия на электронный формат посредством внедрения СЭД;
3. Создание на базе существующего архива электронного архива, синхронизированного с СЭД и СМДО.
Наиболее рациональным выбором программного обеспечения в процессе информатизации архива предприятия является внедрение программного комплекса ООО «СофтМикс» СЭД SMBusiness. В первую очередь выбор данного разработчика обусловлен тем, что управляющая компания холдинга «Амкодор» уже является клиентом ООО «СофтМикс» с 2013 г., что позволяет организовать взаимодействие предприятия с непосредственным управлением. Кроме того, покупка расширенной лицензии СЭД SMBusiness избавит от необходимости приобретения отдельного ПО для создания электронного архива, а также устранит проблему синхронизации с документооборотом предприятия, т.к. представляет собой систему 3 в 1.
Основными затратами для руководства ОАО «Амкодор-Белвар» в процессе преодоления проблем хранения документов в архиве организации состоят в модернизации технического оборудования для приема, учета и хранения электронных документов, а также закупка ПО для внедрения СЭД и электронного архива. Несмотря на затраты, процесс информатизации архивного хранения в ОАО «Амкодор-Белвар» позволит не только существенно модернизировать процесс работы с документацией, но и:
• существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к любой информации предприятия, включая архивную;
• повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;
• повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;
• обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна либо по локальной сети, либо посредством сети Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;
• повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;
• снизить риски потери или порчи важных, исторически ценных документов.
Предложенный проект модернизации работы архива может быть использован руководством ОАО «Амкодор-Белвар» в ближайшем будущем, что позволит предприятию работать в соответствии с общереспубликанскими стандартами, а также существенно сократит производственные расходы по работе с документацией.

1. Аб ахове гiсторыка-культурнай спадчыны Рэспублiкi Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 9 января 2006 г. N 98-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2006. – N 2/1195.
2. Архивоведение Беларуси: Учеб. пособие для ист. фак.: Ч. 1: Теория и методика архивного дела / Сост.: М. Ф. Шумейко, К. И. Козак, В. Д. Селеменев. – Минск: РИВШ; БГУ, 1997 – 101 с.
3. Гончар, О.С. Основные этапы становления и развития Пинского Зонального государственного архива / О.С. Гончар // Государства Центральной и Восточной Европы в исторической перспективе: сборник научных статей по материалам международной научной конференции, Пинск 21 – 22 октября 2016 г. / Полесский государственный университет; под ред. Р.Б. Гагуа. – Пинск, 2016. – С. 399-406.
4. Горбач, А. Д. Сроки хранения документов: есть изменения / Горбач, А. Д. [Электронный ресурс]// Юридический портал STATUT.BY. – Режим доступа: http://statut.by/sakratar/delu-vremya/1740-22-03-2018. – Дата доступа: 29.10.2018.
5. Груша, А. И. «Хранить вечно». Архивы Великого княжества Литовского конца XIV – первой трети XVI в. / А. И. Груша // Исторический вестник. – 2014. – Т. 6. – С. 6-53.
6. Дилеры и сервисные центры [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/dealer_service/ – Дата доступа: 05.10.2018.
7. Должностная инструкция инспектору канцелярии ОАО «Амкодор-Белвар», 14 янв 2018 г. № 34-6-19/564 // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2018.
8. Жулин, А.Б. Совершенствование практики архивного хранения документов в организациях государственного сектора: проблемы и пути их решения //А.Б. Жулин, А. В. Кнутов, А. В. Чаплинский // НИУ ВШЭ. – 2013. – 19 с.
9. Игры в «усыпление», воспитатель-Рэмбо и «Зарницы». Гуляем по заброшенному лагерю и вспоминаем его историю [Электронный ресурс]: Onliner.by. – Минск, 2018. – Режим доступа: https://realt.onliner.by/2018/07/03/lager-6 – Дата доступа: 11.10.2018.
10. Им года – не беда. Родоначальнику белорусского приборостроения ОАО «Амкодор-Белвар» исполнилось 110 лет [Электронный ресурс]: МЛЫН.BY. – Минск: МЛЫН.BY.Новости, 2017. – Режим доступа: http://www.mlyn.by/2017/12/im-goda-ne-beda-rodonachalniku-belorusskogo-priborostroeniya-oao-amkodor-belvar-ispolnilos-110-let/ – Дата доступа: 03.10.2018.
11. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: Утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Респ. Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2004. – № 58. – 8/10795.
12. История архивного дела в Беларуси [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://archives.gov.by/index.php?id=661347. – Дата доступа: 10.09.2018.
13. История предприятия [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/history/ – Дата доступа: 05.10.2018.
14. История санатория [Электронный ресурс]: Официальный сайт санатория «Пралеска» – Режим доступа: http://praleska-minsk.by/o-sanatorii/istoriya-sanatoriya.html – Дата доступа: 10.10.2018.
15. К 75-летию со дня вступления в строй Минского радиозавода [Электронный ресурс]: Государственный архив Минской области. – Режим доступа: http://www.gamn.by/vystavka/6 – Дата доступа: 05.10.2018.
16. Корпоративная печать: гораздо больше проблем, чем кажется [Электронный ресурс]. –Режим доступа: https://habr.com/company/business_factory/blog/396345/ – Дата доступа: 20.11.2018.
17. Крывашэй, Д.А. Архівы Рэспублікі Беларусь у перыяд трансфармацыі (1991 – 2008 гг.) / Д.А. Крывашэй // Веснік Палескага дзяржаўнага універсітэта. Серыя грамадскіх і гуманітарных навук. – 2009. – Вып.1. – С. 42-47.
18. Кудрякова, Г.А. Архив с нуля / Г.А. Кудрякова. – Минск: Регистр, 2008. – 272с.
19. Кузнецова, О. Электронный документооборот: вчера – мечта, сегодня – реальность, завтра – необходимость: [IT-технологии] // Экономическая газета. – 2017. – 11 июля. – С. 4-5.
20. Медицинский профиль [Электронный ресурс]: Официальный сайт санатория «Пралеска» – Режим доступа: http://praleska-minsk.by/o-sanatorii/med-profil.html – Дата доступа: 10.10.2018.
21. ОАО «Амкодор-Белвар». История [Электронный ресурс]: Официальный сайт холдинга «АМКОДОР». – Режим доступа: http://amkodor.by/about/companies/oao-laquo-amkodor-nbsp-mdash-belvar-raquo/ – Дата доступа: 05.10.2018.
22. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ.Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «//Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 2011 г. – № 136 – 2/186.
23. Об охране историко-культурного наследия: Закон Респ. Беларусь от 13 ноября 1992 г. // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэсп. Беларусь. – 1992. – № 30. – Ст.505.
24. Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. №36 (Текст правового акта с изменениями и дополнениями на 1 января 2014 года) [Электронный ресурс]: постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 №120 // База нормативных правовых актов. – Режим доступа: http://pravo.newsby.org/belarus/postanov2/pst289.htm. – Дата доступа: 30.10.2018.
25. Об электронном документе: Закон Респ. Беларусь от 10 января 2000 г. // Архивы и делопроизводство. – 2000. – № 2. – С.122 – 132.
26. О Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947 // Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Респ. Беларусь. – 1998. – № 35. – Ст.928.
27. О компании [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/ – Дата доступа: 05.10.2018.
28. О компании [Электронный ресурс]: УП «Завод СВТ» – Режим доступа: http://www.zsvt.by/index.php/about-company – Дата доступа: 06.10.2018.
29. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь от 6 октября 1994 г. (в редакциях Закона Респ. Беларусь от 6 января 1999 г., от 7 мая 2007 г.) // Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэсп. Беларусь. – 1994. – № 29. – Ст. 507; Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 1999. – № 4. – 2/11; 2007. – №118. – 2/1309.
30. Опись № 3 постоянного срока хранения архива ОАО «Амкодор-Белвар» // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2016.
31. О предприятии [Электронный ресурс]: Унитарное Предприятие «Амкодор-Радиан» – Режим доступа: https://amkodor-radian.by/ – Дата доступа: 06.10.2018.
32. Оптимизация бизнес процессов SMBusiness. ОАО «Амкодор» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://smbusiness.by/klienty/ooo-amkodor – Дата доступа: 26.11.2018.
33. Оптимизация бизнес процессов SMBusiness. Описание системы [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://smbusiness.by/opisanie-sistemy – Дата доступа: 21.11.2018.
34. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь: Утв. Решением коллегии Гос. комитета по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 / Гос. комитет по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь, БелНИИДАД; Авт.-разраб.: С.В. Жумарь (рук.), Г. П. Краснокуцкая, П. А. Левчик, Н. А. Овчинникова, Е. А. Сеченова, С. И. Павлович. – Минск: БелНИИДАД, 1997. – 184 с.
35. От лесопилки к заводу. ОАО «Амкодор-Белвар» исполняется 110 лет [Электронный ресурс]: Информационный городской портал Агентство Минск-Новости. – Минск: Агентство МН, 2017. – Режим доступа: https://minsknews.by/ot-lesopilki-k-zavodu-oao-amkodor-belvar-ispolnyaetsya-110-let/ – Дата доступа: 03.10.2018.
36. Перевалов, Д. Электронные архивы: [об системах электронного документооборота] // ECM-Journal/ – 2007. – 19 декабря. – С. 11-14.
37. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 // Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь. 09.08.2012, № 8/26212.
38. Положение об архиве ОАО «Амкодор-Белвар», 20 нояб 2013 г. № 14-3-16/492 // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2013.
39. Положение о порядке сдачи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на хранение в архив книги учета проверок (ревизий) // Архивы и делопроизводство. – 2002. – № 1. – С.32 – 33.
40. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) по отбору и уничтожению документов, 13 нояб. 2011. № 336 // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2011.
41. Примерное Положение о районном (городском) архиве по личному составу (утв. Заместителем Председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 01.06.1998) // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 1999 – № 8/1168.
42. Производственное Унитарное Предприятие «Амкодор-Радиан» [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/businesses/radian/ – Дата доступа: 06.10.2018.
43. Сводная номенклатура дел ОАО «Амкодор-Белвар», 23 дек 2018 г. // ОАО «Амкодор» / ОАО «Амкодор-Белвар», – Минск, 2018.
44. Системы электронного документооборота, интегрированные с СМДО [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://nces.by/service/smdo/spisok-razrab-vsed – Дата доступа: 26.11.2018.
45. Сроки хранения документов: есть изменения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://statut.by/sakratar/delu-vremya/1740-22-03-2018 – Дата доступа: 24.11.2018.
46. Статут Вялікага княства Літоўскага 1566 года. — Мінск, 2003. — С.35-263.
47. Статут Вялікага Княства Літоўскага 1588 года: Тэксты. Давед. Камент. / Беларус. Сав. Энцыкл.; рэдкал.: І.П. Шамякін (гал. рэд.) [і інш.]. – Мінск: БелСЭ, 1989. – 243 с.
48. Статьи из Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, касающиеся архивного дела и делопроизводства [с комментарием] // Архивы и делопроизводство. – 2003. – №5. – С.34 – 38.
49. Структура предприятия [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/company/businesses/ – Дата доступа: 05.10.2018.
50. Типовое положение об архиве электронных документов [с комментарием] // Архивы и делопроизводство. – 2004. – №5. – С.20 – 24.
51. Учреждение «Государственный архив Минской области». История Архива [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.gamn.by/istoriya-arkhiva. – Дата доступа: 11.09.2018.
52. Услуги СМДО [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://nces.by/service/smdo/ – Дата доступа: 26.11.2018.
53. Услуги [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/uslugi/ – Дата доступа: 05.10.2018.
54. Фирменный магазин [Электронный ресурс]: Официальный сайт ОАО «Амкодор-Белвар» – Режим доступа: http://www.amkodor-belvar.by/magazin/ – Дата доступа: 06.10.2018.
55. Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://fk.archives.gov.by/fond/11956/ – Дата доступа: 03.10.2018.
56. Хранение документов в организации [Электронный ресурс] // Бизнес-инфо: аналитическая правовая система. – Режим доступа: http://bii.by/tx.dll?d=282066&v=1&f=%F5%F0%E0%ED%E5%ED%E8%E5+%E4%EE%EA%F3%EC%E5%ED%F2%EE%E2+%E2+%EE%F0%E3%E0%ED%E8%E7%E0%F6%E8%E8#f – Дата доступа: 29.10.2018.