ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ 5
1.1 Организация бумажного документооборота 5
1.2 Структура документов 7
1.3 Неактуальность бумажного документооборота 10
ГЛАВА 2 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ 14
2.1 Организация электронного документооборота 14
2.2 Структура электронных документов 17
2.3 Эффективность электронного документооборота 19
ГЛАВА 3 ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 23
3.1 Проблема электронного документооборота 23
3.2 Рекомендации внедрения электронного документооборота 26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 32
Накопленный опыт внедрений позволил выработать наиболее эффективные приемы «ноу-хау» при построении корпоративных сис¬тем документооборота. Это касается внед¬рения определенных бизнес-процедур и рег¬ламентов по работе с бумажными документами, которые позволяют собирать максимум полезной информации и при этом исключать типовые ошибки, которые может совершать персонал при обслуживании таких систем.
В настоящее время обмен документами между организациями чаще всего осуществляется в двух параллельно существующих потоках – электронном и бумажном. При поступлении каждого документа ему присваивается собственный уникальный номер. Если это бумажный документ, то номер печатается в виде штрих-кода на специальном стикере и наклеивается на первую страницу документа, если электронный, то он автоматически привязывается к учетному номеру вводимого файла. После этого запись о существовании нового документа становится единой в общей базе данных системы.
Очевидно, что с электронными копиями документов работа строится эффективнее, чем с бумажными. Их можно дешево доставлять, удобно согласовывать и хранить, легко осуществлять поиск в электронном архиве. Таким образом, задача перевода бумажных документов в электронный вид не теряет своей актуальности с введением электронного документооборота, а скорее, наоборот, становится еще более насущной.
Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование). Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки.
Использование системы электронного документооборота обеспечивает экономию ресурсов организации, улучшение деловых коммуникаций во внешней и внутренней среде ООО «Биями», обеспечивает увеличение прибыли за счет повышения производительности труда сотрудников и уменьшения рисков получения убытков.
Внедрение системы электронного документооборота является грамотной инвестицией в развитие и увеличение производительности организации, что как никогда актуально в период возросшей конкуренции и усложнившейся экономической ситуации.
Следует учитывать, что для получения максимального эффекта в кратчайшие сроки от внедрения системы электронного документооборота, необходимо принимать во внимание масштабы организации, ключевые процессы, и другие нюансы.
Таким образом, рассмотрев опыты внедрения СЭД в отечественных организациях можно сказать, что при внедрении компании сталкиваются с некоторыми, зачастую весьма существенными, трудностями:
1. Неподготовленность сотрудников, т.е. консерватизм. Люди привыкают к нововведению очень долго. Кроме того, внедрение СЭД иногда влечет сокращение персонала, так как часть работы автоматизируется.
2. Экономические трудности. Высокая стоимость автоматизации. К тому же внедрение занимает долгое время, вплоть до 1-3 лет. Во многом это зависит от заинтересованности со стороны руководства. Если есть заинтересованность тогда внедрение занимает не так много времени.
3. Технические. Внедрение может сопровождаться внедрением новых аппаратных и программных средств, что требует дополнительных усилий по настройке и обеспечению работы со стороны IT-персонала.
Первостепенную роль во всех проектах внедрения СЭД играет команда тех специалистов, которые в нем участвуют, так как от их командной работы и сплоченности зависит результат и положительный эффект для организации. Важным также является четкая проработка всех аспектов и нюансов, связанных с анализом документационной системы организации, правильная формулировка цели и задач внедрения.
В результате использования ООО «Биями» системы электронного документооборота «ДЕЛО», как правило, в организации упорядочивается работа с документами, сроки их исполнения сокращаются, упрощается их поиск и хранение.
1. Барталевич, О. Мониторинг электронного документооборота в организациях системы Министерства юстиции Республики Беларусь / О.Барталевич, К. Андреев // Архивы и делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 37-44.
2. Гадасин, В. А. От документа – к электронному документу. Системные основы / В. А. Гадасин, В. А. Конявский. М., 2001. – 127 с.
3. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения" (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22 мая 2000 г. № 14).
4. Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 20 мая 2013 года № 27-З, от 23 октября 2014 года № 196-З. Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 15, 2/1665. Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 01.06.2013, 2/2025; 25.10.2014, 2/2194.
5. Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 120, с дополнениями и изменениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 226). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 58, 8/25570. Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 13.01.2016, 8/30552.
6. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: по состоянию на 20 марта 2018 года. ¬– Минск: Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь, 2018. – (Правовая библиотека НЦПИ).
7. Липень, В. Ю. О правовом обеспечении систем предоставления государственных информационных услуг / В. Ю. Липень, М. С. Абламейко // Правовое обеспечение инновационного развития общества и государства: тр. междунар. науч. конф. студентов, магистрантов и аспирантов, Минск, БГУ, 29–30 окт. 2010 г.
8. Носевич, В. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»: комментарий специалиста / В. Носевич //Архивы и делопроизводство. – 2010. – № 2. – С. 34-44.
9. Носевич, В. Плюсы и минусы электронного документооборота / В. Носевич // Архивы и делопроизводство. – 2013. – № 3 – С. 42-56.
10. Носевич, В. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе: комментарии специалиста / В. Носевич // Архивы и делопроизводство. – 2010. – № 5. – С. 60-68.
11. Носевич, В. Цифровая подпись в современном делопроизводстве / В. Носевич // Архивы и делопроизводство. – 2002. – № 1. – С. 55-59.
12. Носевич, В. Электронный документооборот: в процессе преодолени проблем и поиска решений / В. Носевич // Архивы и делопроизводство. – 2007. – № 4. – С. 71-75.
13. Об информации, информатизации и защите информации: Закон Респ.Беларусь, 10 нояб. 2008 г., № 455-3 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь.-2008.-№279.-2/1552.
14. Об электронном документе и электронной цифровой подписи: Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009г. №113-З (с изменениями и дополнениями) // Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Республики Беларусь. — Минск, 2013. — Режим доступа : http://www.pravo.by. — Дата доступа : 13.05.2019.
15. Петрик, И. Выбираем систему электронного документооборота / И. Петрик, Т. Игонтова // IT Бел. – 2009. - №9. – С. 48-50.
16. Петровский, С. В. Правовое регулирование оказания интернет-услуг // Российская юстиция. - 2001. - № 5. - С. 63-64.
17. Пономаренко, Ю. В. Возможности сочетания электронного и бумажного документооборота: проблемы правового регулирования в Республике Беларусь / Ю. В. Пономаренко // Управление защитой информации. – Т. 12. – 2008. – № 2.
18. Создание и верификация документов на базе технологии «Контроль обращения документов» / М. С. Абламейко [и др.] // Технические средства защиты информации: материалы VIII Белорусско-российской научно-техн. конф., 24–28 мая 2010 г., Минск : БГУИР, 2010. – С. 45.
19. Технолоия и автоматизация делопроизаодства/под ред. В.В. Паневчика. – Минск:БГЭУ, 2012.
20. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм: утв. приказом директора Департамента по арх. и делопроизводству М.-ва юстиции Респ.Беларусь от 14 мая 2007, № 25. – Минск.
