Документирование деятельности кадровой службы и направления ее совершенствования

В дипломной работе были рассмотрены вопросы документирования деятельности кадровой службы. Путем исследования отдела кадров Исправительной колонии № 19 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Иркутской области были проанализированы и рассмотрены основные виды кадровой документации, а также были разработаны пути совершенствования для более правильного и эффективного ведения документопотока в организации.
Документирование трудовых отношений – неотъемлемая часть деятельности любой организации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Кадровое делопроизводство – это формирование документов по учету и управлению персоналом организации.
Оформление и правильное составление документов по трудовым отношениям в соответствии с трудовым законодательством – обязанность работников кадровых служб.
Кадровая служба представляет собой отдельное структурное подразделение, имеющее определенное значение для стабильной работы трудового коллектива. Отдел кадров занимается ведением кадрового учета, кадровым планированием, определением потребности организации в персонале, учете и нормировании численности работников.
Работа кадровой службы непосредственно связана с персональными данными работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.
Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль деятельности кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора, начальника предприятия.
Кадровая документация – это информация о наличии и движении персонала. Документированное оформление кадровых процедур – это обязанность любого работодателя, независимо от формы и сферы деятельности организации.
Кадровая документация по своим видам и функциям очень обширна и разнообразна. Основные виды документации подразделяются на организационно-распорядительные документы и документы по личному составу.
Совершенствование системы документооборота может быть сосредоточено не только на кадровой политике, а также распространяться на другие отделы. Введение информационных технологий в организацию повысит уровень своевременности выполнения заданий и уменьшения потока документооборота, так как на обработку и оформление документов уходит очень много времени и при утере или краже информации, произойдет паника в организации, что приведет к значительным проблемам. А также реализация мероприятий Концепции позволит значительно укрепить кадровый состав, повысить его качественный уровень, уменьшить текучесть кадров, обеспечить реализацию принципа преемственности в кадровой работе, оздоровить морально-психологическую обстановку в коллективах, повысить социальный статус и общественный престиж сотрудников УИС, повысить эффективность деятельности учреждений и органов УИС [28].

1.    Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 дек. 1993 г.: (ред. от 21 июля 2014)  // СПС «КонсультантПлюс».
2.    Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 24.04.2020) // СПС «КонсультантПлюс».
3.    О коммерческой тайне: Федер. закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (последняя редакция) // СПС «КонсультантПлюс».
4.    Об архивном деле в Российской Федерации: Фед. закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ // СПС «КонсультантПлюс».
5.    Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Фед. закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ // СПС «КонсультантПлюс».
6.    О бухгалтерском учете: Фед. закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ // СПС «КонсультантПлюс».
7.    О службе в уголовно-исполнительной системе Российской Федерации и о внесении изменений в Закон Российской Федерации. Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы: Фед. закон от 19.07.2018 N 197-ФЗ (последняя редакция) // СПС «КонсультантПлюс».
8.    Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 // СПС «КонсультантПлюс».
9.    О трудовых книжках: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) // СПС «КонсультантПлюс».
10.    Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек: Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) // СПС «КонсультантПлюс».
11.    Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 // СПС «КонсультантПлюс».
12.    Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих: Постановление Минтруда России от 09.02.2004 г. N 9 // СПС «КонсультантПлюс».
13.    Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации: Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 // СПС «КонсультантПлюс».
14.    Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558 // СПС «КонсультантПлюс».
15.    Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний: Приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 464 (ред. от 28.08.2013) // СПС «КонсультантПлюс».
16.    Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. N 526 // СПС «КонсультантПлюс».
17.    Об утверждении профессионального стандарта. Специалист по управлению документацией организации: Приказ Минтруда России от 10.05.2017 N 416н // СПС «КонсультантПлюс».
18.    ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 г. N 1185-ст // СПС «КонсультантПлюс».
19.    ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. N 2004-ст // СПС «КонсультантПлюс».
20.    «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. N 299; // СПС «КонсультантПлюс».
21.    «ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий», принятый и введенный в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 г. N 2020-ст; // СПС «КонсультантПлюс».
22.    Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // СПС «КонсультантПлюс».
23.    Авдеев Е. И. Кадровое делопроизводство / Е. И. Авдеев / 2019. – URL: https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html (дата обращения 18.05.2020).
24.    Авдеев Е. И. Отдел кадров / Е. И. Авдеев / 2016. – URL: https://www.audit-it.ru/terms/trud/otdel_kadrov.html (дата обращения 13.05.2020).
25.    Воробей А.С. Делопроизводство как одна из функций управления / А.С. Воробей / 2020. – URL: https://infourok.ru/deloproizvodstvo-kak-odna-iz-funkcij-upravleniya-4249340.html (дата обращения 13.05.2020).
26.    Горевановна Н.Н. История УИС Области / Н.Н. Горевановна / 2019. – URL: http://38.fsin.su/history/ (дата обращения 13.05.2020).
27.    Долинин А.Ю. Кадровый потенциал уголовно–исполнительной системы: оценка и развитие / А.Ю. Долинин. –Москва: Проспект, 2017 . – 162 с.
28.    Зубова О.О. Система электронного документооборота / О.О. Зубова / 2019. – URL: https://www.gyrnal.ru/statyi/ru/1669/ (дата обращения 13.05.2020).
29.    Кузнецов А.Ю. Федеральные казенные учреждения
федеральной службы исполнения наказаний России / А.Ю. Кузнецов / 2019. – URL: http://fkurf.ru/sibirskij_fo/irkutskaya_oblast/fku_ik-19.html (дата обращения 13.05.2020).
30.    Нечаева Т. П. Правила внутреннего трудового распорядка / Т. П. Нечаева / 2016. – URL: https://www.eg-online.ru/article/329544/ (дата обращения 13.05.2020).
31.    Полякова Н.В. История возникновения и развития делопроизводства в России / Н.В. Полякова / 2017. – URL: https://helpiks.org/9-12640.html (дата обращения 13.05.2020).
32.    Bennie, MaryAnne Organise Your Paperwork. From Paper Mess To Paperless / MaryAnne Bennie. – New York: John Wiley&Sons Limited (USD), 2017. – 160 p.