1. Определение понятия «документ». Официальный документ, подлинник. Понятие копии, виды копии 3
2. Классификация документов по месту составления, по сложности содержания, по приемам записи, по форме, по виду материального носителя, по срокам хранения, по срокам исполнения 6
3. Особенности составления и оформления распорядительных документов (приказ, распоряжение, указание) 7
4. Особенности составления и оформления организационных документов (положение, устав, инструкция) 9
5. Особенности составления и оформления справочно-информационных документов (справка, акт, докладная записка) 11
6. Служебные письма. Виды и правила оформления 13
7. Особенности составления и оформления документов по личному составу 14
8. Основные требования к формированию дел. Организация оперативного хранения документов 16
Список использованных источников 18
Приложение 19
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм).
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.
Оформление дела включает: описание его на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи.
На обложке каждого дела указывают: название вышестоящей организации; название данного учреждения; название структурной части; номер дела по номенклатуре; заголовок дела; дату; количество листов; срок хранения.
В большинстве организаций формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
‒ в дело помещаются документы, работа по которым проделана;
‒ документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
‒ документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
‒ документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
‒ в дело включается 1 экземпляр документа;
‒ каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
‒ в дело формируются, как правило, документы одного года;
‒ документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.
В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляется опись документов, содержащихся в деле. Ее помещают в начале де-ла. Она включает: индекс документа, краткое содержание, дату и номера листов в деле, листы нумеруются отдельно.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.
Оперативному хранению документов посвящена глава 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвер-жденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 [2].
Согласно пункту 213 Инструкции с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воз-действия солнечного света.
1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Спра-ваводства і архіўная справа. Тэрміны і азначэнні: СТБ 2059-2013. ‒ Минск : Госстандарт: БелГИСС, 2013. ‒ IV, 20 с.
2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и ор-ганизациях Республики Беларусь: утв. постановлением Мин-ва юстиции Респ. Беларусь, 19 янв. 2009 г., №4: (с изм. и доп.) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр пра-вовой информации Респ. Беларусь. – Минск, 2016.
3. Занкович Е.П. Делопроизводство: курс лекций. – Минск, БГАТУ. – 150 с.
4. Оригинальность и подлинность документа. URL: http://www.hist.bsu.by/images/stories/files/uch_materialy/arch/1_kurs/Dok_Ivanova/7.pdf. – Дата обращения: 22.11.2020.
5. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехни-ческое обеспечение управления : учебное пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по экономическим специ-альностям / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха; под ред. В. В. Па-невчика. ‒ Минск : БГЭУ, 2008. ‒ 318 с.
6. Рыбаков, А.Е. Комментарий к новой редакции унифицированной системы организационно-распорядительной документации // Отдел кадров. – №8. – 2007. URL: http://otdelkadrov.by/number/2007/8/deloproizvodstvo08-2007/#_ftn1 – Дата обращения 15.11.2020.
7. Тимошенко, М.В. Делопроизводство курс лекций / М.В. Тимошен-ко. – Гомель, ГГУ им. Ф.Скорины, 2014. – 79 с.
